Executive Assistant (m/w/d)

Deine Rolle

Du bist die Person, wegen der im Kopf der Geschäftsführung nicht mehr die Frage aufploppt:

„Was ist eigentlich mit …?“

Wenn du eine Aufgabe übernimmst,

• erledigst du sie zuverlässig, gewissenhaft und ordentlich ,
• denkst eigenständig einen Schritt weiter ,
• und bleibst dran, bis das Thema wirklich abgeschlossen ist.

Du arbeitest sehr eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist eine Mischung aus

Assistenz der GF · Office Management · Orga & Admin · Finance-Support.

Deine Aufgaben

1\. Unterstützung der Geschäftsführung

• Enge Zusammenarbeit mit GF im Tagesgeschäft (Organisation, Priorisierung, Follow-Ups).
• Termine vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen, Protokolle & To-Dos mitloggen.
• Offene Themen nachhalten – bei Team, Dienstleistern, Kund:innen oder externen Partnern

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2\. Finance & Backoffice

Du arbeitest eng mit unserer Buchhaltung & Steuerberatung zusammen und hilfst uns, Finance & Operations sauber aufzusetzen und zu halten.

Typische Themen:

• Unterstützung bei Rechnungsstellung & Buchhaltung (Lexoffice, Qonto, Abstimmung mit Steuerbüro).
• Eingehende Rechnungen prüfen, Zahlungen vorbereiten, Fristen im Blick behalten.
• Pflege von Übersichten, einfachen Reports & KPIs (z. B. offene Rechnungen, Liquidität, wiederkehrende Kosten).
• Vorbereitung von Finance-Meetings (Unterlagen ziehen, Listen aktualisieren, To-Dos nachhalten).

3\. Orga, Office & Administration

• Du bist mind. 4 Tage pro Woche im Office in Berlin und sorgst dafür, dass alles rund läuft.
• Organisation von Unterlagen, Verträgen, Papierpost & Dokumenten – physisch und digital.
• Office Management: Bestellung von Material, Koordination von Dienstleistern, Überblick über Abos & Tools.
• Posteingang & -ausgang verantworten und strukturiert ablegen.
• Unterstützung bei Reiseplanung (Züge, Hotels, Mietwagen, Tickets, Abrechnungen).

4\. Kommunikation & Schriftverkehr

• Du führst professionellen Schriftverkehr auf perfektem Deutsch – mit Behörden, Dienstleistern, Vermieter:innen, Banken, Kund:innen und Partner:innen.
• Du filterst eingehende E-Mails, priorisierst und bereitest Antworten für die Geschäftsführung vor bzw. beantwortest sie selbstständig.
• Du behältst Deadlines, Rückfragen und offene Punkte im Blick und erinnerst die richtigen Leute zur richtigen Zeit.

5\. Tools, Struktur & Prozesse

• Du arbeitest dich schnell in neue Tools ein und nutzt sie effizient (u. a. Google Workspace, Slack, awork, Lexoffice, 1Password, Commitly).
• Du hilfst mit, Strukturen in Drive, awork und anderen Systemen sauber zu halten (Ordner, Namenslogik, Ablage).
• Du erkennst Chaos früh und schlägst einfache, pragmatische Lösungen vor.

Was du mitbringen solltest

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle – z. B. Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Buchhaltung, Operations oder Chief of Staff.
• Deutsch auf Muttersprachniveau in Wort und Schrift – inkl. sicherem, professionellem Schreiben von E-Mails, Briefen & Dokumenten.
• Sehr hohe Zuverlässigkeit : Wenn du sagst, du kümmerst dich, dann ist das Thema durch.
• Du schiebst Dinge nicht vor dir her, sondern bringst sie proaktiv ins Ziel.
• Starke Struktur & Organisation – du magst Listen, klare Ablagen & saubere Prozesse.
• Lust, mind. 4 Tage pro Woche im Büro in Berlin zu sein und nicht nur remote zu arbeiten.
• Hohe digitale Affinität: Du kannst mit komplexeren Programmen umgehen und arbeitest dich schnell in neue Tools ein.
• Du kannst gut mit Menschen: klare Kommunikation, ehrliches Feedback, respektvoller Umgang – auch wenn es stressig wird.

Was wir dir bieten

• Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern – kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Einblick in Strategie & Unternehmensaufbau.
• Ein kreatives, dynamisches Umfeld mit einem kleinen, starken Team statt anonymer Konzernstruktur.
• Flache Hierarchien & offene Feedbackkultur – Kritik an die GF ist ausdrücklich erwünscht, solange sie konstruktiv ist.
• Moderne Hardware & Arbeitsumgebung: aktuelle MacBook Airs, höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, sehr schnelles Internet und ein komplett digitalisierter Stack (u. a. awork, Slack, Lexoffice, 1Password, Google Workspace).
• Benefits wie z. B.
• betriebliche Altersvorsorge & Nettolohn-Optimierungen,
• Jobrad / Betriebsfahrrad,
• Urban Sports / Sport-Angebote & Zuschüsse,
• Fahrtkosten- & Internetzuschuss bei entsprechender Nutzung.
• Möglichkeit, zeitweise remote aus dem Ausland zu arbeiten (im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben & unserer HR-Guidelines).
• Ein Unternehmen im Wachstum , in dem du Strukturen mit aufbauen kannst – statt „Das haben wir schon immer so gemacht“.

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Wenn du deinen Job gut machst, gibt es echtes Potenzial, dich weiterzuentwickeln – z. B. in Richtung Head of Operations/Finance, Founders Associate oder Chief of Staff.

Warum Pro & Me?

• Weil du hier nicht einfach nur „die Assistenz“ bist, sondern eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft der Geschäftsführung spielst.
• Weil du ein Umfeld bekommst, in dem deine eigenen Ideen & Vorschläge willkommen sind – und nicht im Ordner „nice to have“ verschwinden.
• Weil unser Team Wert auf ehrliche Zusammenarbeit, Humor und eine gute Atmosphäre legt – und das auch regelmäßig zurückspiegelt.