Senior Project Manager / Gestionnaire senior de projets

Who we are

Since 2013, Digital Moment has led digital education for Canadian youth, expanding the reach and impact of our foundational programs each year.

But we don't stop there--we innovate to equip youth with the skills to harness emerging technologies and tackle pressing societal challenges.

We are shaping AI-fluent leaders for a future-ready Canada with our innovative programs and initiatives.

We are driven by innovation, inclusion, and impact, empowering the next generation to shape technology for good. Working with us means making a difference every day by equipping youth with essential digital skills to navigate a technology-driven world.

We are a fully-remote, small and mighty, team that embraces innovation, challenges the status quo and experiments with new ideas to drive meaningful change. We've built a culture that is positive, collaborative and focused on the purpose we want to create.

We're currently looking for a Senior Project Manager to join our team.

Here's an overview of the Position

You will serve as a primary operational liaison for our national grantors, corporate funders, and project partners across Canada. In this role, you will bring deep project management expertise and relationship-building capabilities to manage our most complex, multi-stakeholder initiatives from inception to closeout, ensuring all organizational commitments are delivered on time, on scope, and on budget.

Our organizational culture is highly collaborative and hands-on--everyone at Digital Moment rolls up their sleeves to get the work done. You are both a strategic problem-solver and a hands-on "do-er" who thrives on turning complex funding commitments into organized project plans, building authentic relationships with external partners, and stepping in directly to execute deliverables alongside internal teams.

Key Responsibilities

External Relationship Management & Primary Funder Point of Contact

• Serve as a primary operational point of contact for external partners, grantors, and corporate funders throughout the project lifecycle; foster warm, professional, and trust-based relationships.
• Host, facilitate, and lead partner meetings, kickoff sessions, recurring progress updates, and milestone check-ins with external stakeholders across Canada.
• Proactively communicate project progress, navigate scope modifications with diplomacy, and act as a solution-oriented problem-solver when external roadblocks or timeline risks arise.
• Represent Digital Moment with polished professionalism across written communications, partner presentations, and executive briefings.

Project Management Governance and Operational Excellence

• Establish, standardize, and maintain best-in-class project management frameworks, templates, and governance models across all Digital Moment initiatives.
• Set the benchmark for operational excellence by building real-time tracking systems that monitor project health, scope, timelines, deliverables, and budgets.
• Audit, optimize, and manage the organization's digital project tools (e.g., Monday.com,); model workflow best practices and drive internal accountability.
• Translate complex funder agreements and grant proposals into clear, actionable, and trackable project schedules.

Cross-Functional Delivery & Internal Alignment

• Act as the central operational bridge between departments such as Programs, Fund Development, Marketing, Digital Product, and Finance to drive seamless alignment on project deliverables and dependencies.
• Build and maintain a dynamic, centralized reporting matrix for all funder requirements, ensuring clear assignment and follow-up on milestones across internal teams.
• Partner with Fund Development and Marketing to operationalize opportunities for impact storytelling, testimonial collection, and asset creation tied to funded milestones.

Financial Tracking, Time Management & Hands-On Execution (Doer Mindset)

• Lead project budget tracking in close coordination with Finance to prevent scope creep, monitor burn rates, and ensure fiscal compliance on all funded deliverables.
• Champion standardized time-tracking practices across teams to support accurate labor cost distribution, grant compliance, and resource planning.
• Roll up your sleeves daily to build tracking dashboards, troubleshoot data discrepancies, and assist cross-functional teams in overcoming execution hurdles.

Funder Reporting, Written Documentation & Renewal Support

• Translate complex program activities, regional data, and technical outcomes into clear, compelling narratives that funders easily understand--effectively "telling the story" of our impact, progress, and context.
• Lead, draft, or contribute to high-impact funder reports, progress updates, project renewal applications, and grant proposals--ensuring all written deliverables effectively communicate program context, metrics, and achievements.
• Maintain clear, reliable documentation by capturing and distributing concise, structured meeting notes, action items, decision logs, and project status updates for internal teams and external partners.
• Review, edit, and synthesize inputs across departments to ensure all written deliverables meet a high standard of professional quality and clarity.

Ideal Candidate Profile

Experience

• 6-8+ years of progressive, hands-on project management experience delivering complex, multi-stakeholder projects in non-profit, educational, tech, or public sector environments.
• Demonstrated track record serving as a key external point of contact for high-value funders, government grantors, or corporate partners.
• Deep experience establishing Project Management frameworks, tracking systems, and digital collaboration tools across distributed teams.
• Proven track record in project financial tracking, budget oversight, time-tracking implementation, and funder report writing.

• Mastery of project management methodologies (PMI/PMP standards, Agile, or hybrid models) practical for fast-paced, non-profit or social impact environments.
• Technical fluency in modern project management platforms (Monday.com, Asana, Trello, ClickUp) and workflow automation.
• Solid understanding of Canadian non-profit funding models, grant reporting cycles, and partner compliance expectations is considered an asset.

Skills

• Bilingual (English/French) is required with fluent, professional-level written and verbal communication in both languages.
• Outstanding interpersonal and relationship-building skills; comfortable pitching, negotiating, and presenting to executive-level external partners.
• Pragmatic problem-solving capability; able to de-escalate partner concerns quickly with clear, executable action plans.
• Strong written communication and storytelling skills--able to break down complex projects, provide necessary context, and write clear, compelling funder reports, progress updates, meeting notes, and contribute to renewal proposals.
• Advanced financial acumen with proficiency in tracking project burn rates, budget variance, and resource allocation.

Personal Attributes

• Natural relationship-builder & professional--approachable, diplomatic, and articulate when engaging external funders and internal teammates alike.
• Proactive "doer" & problem-solver--energized by tackling operational friction, taking ownership of tasks, and getting cross-functional deliverables over the finish line.
• High degree of business acumen with a relentless focus on precision, execution, and quality control.
• Strong narrative thinker--possesses the clarity of thought and writing discipline to explain the "why" and "so what" behind project milestones, ensuring external partners grasp the full context of our work.
• Mission-driven with a passion for digital literacy, education, and empowering youth across Canada.

If this sounds like you - we want to hear from you!

Here's what we offer our employees:

• Fully remote work
• Competitive salary
• Generous time off policy (10 wellness days and 20 days of vacation annually)
• Health benefits: benefits coverage as of Day 1
• Matching RRSP contribution program

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Qui sommes-nous?

Depuis 2013, Digital Moment est un chef de file en education numerique aupres des jeunes canadiens. Chaque annee, nous elargissons la portee et l'impact de nos programmes..

Mais nous ne nous arretons pas la. Nous innovons continuellement afin de donner aux jeunes les competences necessaires pour tirer parti des technologies emergentes et relever certains des defis sociaux les plus urgents de notre epoque.

Grace a nos programmes et initiatives novateurs, nous contribuons a former une generation de leaders qui maitrisent l'intelligence artificielle et qui sont prets a batir le Canada de demain.

Notre travail repose sur trois valeurs fondamentales : l'innovation, l'inclusion et l'impact. Nous donnons a la prochaine generation les moyens de façonner la technologie pour le bien collectif. Travailler chez Digital Moment, c'est avoir l'occasion de faire une difference chaque jour en donnant aux jeunes les competences numeriques essentielles pour evoluer dans un monde ou la technologie occupe une place centrale.

Nous sommes une petite equipe, dynamique et ambitieuse, qui travaille entierement a distance. Nous valorisons l'innovation, remettons en question les façons de faire etablies et experimentons avec de nouvelles idees afin de creer des changements significatifs. Nous avons bati une culture positive et collaborative, axee sur la mission et l'impact que nous souhaitons creer.

Nous sommes actuellement a la recherche d'un*e gestionnaire senior de projets pour se joindre a notre equipe.

Aperçu du poste

Vous serez la principale personne-ressource aupres de nos bailleurs de fonds nationaux, partenaires corporatifs et partenaires de projets partout au Canada. Dans ce role, vous mettrez a profit votre forte expertise en gestion de projets et vos aptitudes exceptionnelles en developpement de relations afin de gerer nos initiatives les plus complexes, impliquant de multiples parties prenantes, de leur conception jusqu'a leur finition.

Vous veillerez a ce que tous nos engagements organisationnels soient respectes dans les delais, selon la portee prevue et dans les limites budgetaires etablies.

Notre culture organisationnelle est hautement collaborative et axee sur l'action : chez Digital Moment, tout le monde met la main a la pate pour faire avancer les choses. Vous etes a la fois une personne strategique, capable de resoudre des problemes complexes, et une personne d'action qui aime passer de la planification a l'execution. Vous excellez a transformer des engagements complexes envers les bailleurs de fonds en plans de projets structures, a batir des relations authentiques avec nos partenaires externes et a intervenir directement dans la realisation des livrables aux cotes des equipes internes.

Principales responsabilites

Gestion des relations externes et role principal aupres des bailleurs de fonds

• Agir comme principale personne-ressource aupres des partenaires externes, bailleurs de fonds et partenaires corporatifs tout au long du cycle de vie des projets, en developpant des relations chaleureuses, professionnelles et fondees sur la confiance.
• Organiser, faciliter et diriger les rencontres avec les partenaires, les reunions de demarrage, les suivis reguliers et les rencontres liees aux principaux jalons avec les parties prenantes partout au Canada.
• Communiquer de façon proactive l'avancement des projets, gerer avec diplomatie les modifications a la portee des projets et agir comme personne-ressource axee sur les solutions lorsque des obstacles ou des risques lies aux echeanciers surviennent.
• Representer Digital Moment avec professionnalisme et assurance dans les communications ecrites, les presentations aux partenaires et les seances d'information destinees aux cadres.

Gouvernance de la gestion de projets et excellence operationnelle

• Établir, standardiser et maintenir des cadres, modeles et mecanismes de gouvernance de gestion de projets de haut niveau pour l'ensemble des initiatives de Digital Moment.
• Établir les meilleures pratiques en matiere d'excellence operationnelle en developpant des systemes de suivi en temps reel permettant de surveiller la sante des projets, leur portee, les echeanciers, les livrables et les budgets.
• Auditer, optimiser et administrer les outils numeriques de gestion de projets de l'organisation (p. ex. Monday.com), tout en favorisant les meilleures pratiques en matiere de flux de travail et la responsabilisation des equipes.
• Transformer les ententes complexes avec les bailleurs de fonds et les propositions de financement en echeanciers de projets clairs, concrets et facilement traçables.

Realisation interfonctionnelle et alignement interne

• Agir comme point de liaison operationnel central entre les differents services -- notamment les Programmes, le Developpement de financement, le Marketing, les Produits numeriques et les Finances -- afin d'assurer un alignement fluide sur les livrables et les interdependances des projets.
• Élaborer et maintenir une matrice centralisee et dynamique des exigences de tous les bailleurs de fonds, en veillant a ce que les jalons soient clairement attribues, suivis et realises par les equipes concernees.
• Collaborer avec les equipes du Developpement de financement et du Marketing afin de concretiser les occasions de raconter notre impact, de recueillir des temoignages et de creer du contenu et des outils de communication lies aux jalons finances.

Suivi financier, gestion du temps et execution concrete -- esprit d'action

• Diriger le suivi des budgets des projets en etroite collaboration avec l'equipe des Finances afin de prevenir les depassements de portee, de surveiller le rythme des depenses et d'assurer la conformite financiere de tous les livrables finances.
• Promouvoir des pratiques uniformisees de suivi du temps au sein des equipes afin de permettre une repartition precise des couts de main-d'oeuvre, d'assurer la conformite aux exigences des subventions et de soutenir la planification des ressources.
• Mettre quotidiennement la main a la pate pour creer des tableaux de bord de suivi, resoudre les ecarts de donnees et aider les equipes interfonctionnelles a surmonter les obstacles lies a l'execution.

Rapports aux bailleurs de fonds, documentation et soutien au renouvellement des financements

• Transformer des activites de programmes complexes, des donnees regionales et des resultats techniques en recits clairs et convaincants que les bailleurs de fonds peuvent facilement comprendre, en racontant efficacement notre impact, nos progres et le contexte dans lequel nous travaillons.
• Diriger, rediger ou contribuer a la preparation de rapports destines aux bailleurs de fonds, de mises a jour sur l'avancement, de demandes de renouvellement de projets et de propositions de financement a fort impact, en veillant a ce que tous les documents presentent clairement le contexte, les indicateurs et les realisations des programmes.
• Assurer une documentation claire et fiable en preparant et en diffusant des comptes rendus de reunions concis et structures, les suivis a effectuer, les decisions prises et les mises a jour sur l'etat des projets, tant pour les equipes internes que pour les partenaires externes.
• Reviser, modifier et synthetiser les contributions provenant des differents services afin de garantir un haut niveau de qualite, de clarte et de professionnalisme pour tous les documents ecrits.

Profil recherche

Experience

• 6 ans ou plus d'experience progressive et concrete en gestion de projets, avec une experience demontree dans la realisation de projets complexes impliquant de multiples parties prenantes dans des environnements sans but lucratif, educatifs, technologiques ou du secteur public (ou domaine connexe).
• Experience eprouvee a titre de personne-ressource principale aupres de bailleurs de fonds importants, d'organismes gouvernementaux offrant des subventions ou de partenaires corporatifs.
• Forte experience dans la mise en place de cadres de gestion de projets, de systemes de suivi et d'outils numeriques de collaboration au sein d'equipes distribuees.
• Experience demontree en suivi financier de projets, gestion budgetaire, mise en place de pratiques de suivi du temps et redaction de rapports destines aux bailleurs de fonds.
• Maitrise des methodologies de gestion de projets (normes PMI/PMP, Agile ou modeles hybrides) adaptees aux environnements sans but lucratif ou axes sur l'impact social et evoluant a un rythme soutenu.
• Aisance avec les plateformes modernes de gestion de projets (Monday.com, Asana, Trello, ClickUp) et l'automatisation des flux de travail.
• Une bonne connaissance des modeles de financement des organismes sans but lucratif au Canada, des cycles lies aux subventions et des exigences de conformite des partenaires constitue un atout.

Competences

• Bilinguisme français/anglais requis, avec une excellente maitrise professionnelle des communications ecrites et verbales dans les deux langues.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et relationnelles; aisance a presenter, negocier et interagir avec des partenaires externes de niveau executif.
• Excellente capacite a resoudre les problemes de façon pragmatique et a desamorcer rapidement les preoccupations des partenaires grace a des plans d'action clairs et realisables.
• Excellentes aptitudes en communication ecrite et en vulgarisation narrative; capacite a expliquer des projets complexes, a fournir le contexte necessaire et a rediger des rapports convaincants pour les bailleurs de fonds, des mises a jour sur l'avancement et des comptes rendus de reunions, ainsi qu'a contribuer a des propositions de renouvellement.
• Fort sens des affaires et excellente comprehension des donnees financieres, notamment pour le suivi du rythme des depenses, des ecarts budgetaires et de l'allocation des ressources.

Qualites personnelles

• Batisseureuse de relations et professionnelle -- accessible, diplomate et eloquent*e, tant dans les echanges avec les bailleurs de fonds externes qu'avec les membres de l'equipe interne.
• Personne d'action -- motive*e par la resolution des enjeux operationnels, la prise en charge des responsabilites et la realisation des livrables interfonctionnels jusqu'a leur aboutissement.
• Fort sens des affaires et souci constant de la precision, de l'execution et du controle de la qualite.
• Excellent esprit de synthese et sens narratif -- capacite a expliquer clairement le « pourquoi » et le « alors, qu'est-ce que cela signifie? » derriere les principaux jalons d'un projet, afin que les partenaires externes comprennent pleinement le contexte et la valeur de notre travail.
• Personne engagee envers la mission, passionnee par la litteratie numerique, l'education et l'autonomisation des jeunes partout au Canada.

Vous vous reconnaissez dans cette description? Nous voulons vous connaitre!

Ce que nous offrons

• Travail entierement a distance
• Salaire concurrentiel
• Politique genereuse de conges : 10 jours de bien-etre et 20 jours de vacances par annee
• Assurance collective : couverture des le premier jour
• Programme de cotisation de l'employeur au REER