Inkoopsecretaresse

Ben jij een organisatietalent dat graag overzicht creëert en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Vind je het leuk om te schakelen, vooruit te denken en collega's te ontzorgen? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou! Voor Van Wijnen Regio Zuid zoeken we een Inkoopsecretaresse (20 uur per week). Jij bent de onmisbare schakel achter een soepel draaiend inkoopteam. Je houdt processen en deadlines scherp in de gaten, zorgt dat de administratie klopt en denkt actief mee over hoe dingen nóg slimmer en efficiënter kunnen.

Welkom bij Van Wijnen Regio Zuid

Bij Van Wijnen Regio Zuid werken we samen aan mooie projecten én aan een organisatie waarin we steeds slimmer en beter willen werken. We combineren de kracht van een landelijke organisatie met de betrokkenheid van regionale teams.

Binnen onze inkooporganisatie draait het om meer dan alleen het inkopen van producten en diensten. Goede processen, duidelijke afspraken en een goede samenwerking zijn minstens zo belangrijk. En daar kom jij in beeld.

Als Inkoopsecretaresse zorg jij ervoor dat de administratieve en organisatorische basis op orde is. Je brengt structuur, bewaakt de voortgang en verbindt collega's en locaties met elkaar. Zo draag jij iedere dag bij aan een professionele en efficiënte inkooporganisatie.

Zo kan jouw werkdag eruitzien

Je start de dag met een kop koffie en een check van de openstaande opdrachten, actiepunten en deadlines. Zijn dossiers compleet? Loopt alles volgens planning? Waar nodig schakel je direct met collega's om ontbrekende informatie op te halen en zorg je dat nieuwe opdrachten correct worden verwerkt.

Later op de ochtend stem je af met collega's van verschillende vestigingen. Je bespreekt de voortgang van lopende werkzaamheden, bewaakt actiepunten en signaleert waar processen slimmer of meer uniform ingericht kunnen worden. Dankzij jouw overzicht blijft iedereen aangehaakt en weten collega's wat er van hen verwacht wordt.

In de middag richt je je op kwaliteitsbewaking en procesverbetering. Je controleert dossiers op volledigheid, actualiseert werkinstructies en documenten in SharePoint en beantwoordt vragen vanuit de verschillende inkoopsecretariaten. Ondertussen zie je kansen om processen verder te standaardiseren en efficiënter te maken. Die ideeën deel je actief met je collega's.

Geen dag is hetzelfde. Wat wel elke dag terugkomt? Jij zorgt voor structuur, bewaakt de voortgang en verbindt collega's, processen en locaties met elkaar. Zo lever je een belangrijke bijdrage aan een professionele, uniforme en soepel draaiende inkooporganisatie.

Dit Bouw Jij

Als Inkoopsecretaresse ben jij de administratieve en organisatorische spil binnen het inkoopsecretariaat. Je ontzorgt onze inkopers, maar kijkt tegelijkertijd verder dan je eigen taken. Je signaleert knelpunten, bewaakt processen en draagt bij aan een uniforme manier van werken binnen Regio Zuid. Dit ga jij doen:

• Opstellen, verwerken en registreren van inkoopopdrachten;
• Bewaken van de voortgang van opdrachten, dossiers, deadlines en actiepunten;
• Controleren van documenten en registraties op volledigheid en juistheid;
• Signaleren van knelpunten, achterstanden en verbetermogelijkheden;
• Beheren van planningen, overleggen en actiepunten;
• Opstellen van inleenraamovereenkomsten en fungeren als aanspreekpunt voor contractpartijen;
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Vastleggen en bewaken van actie- en besluitenlijsten;
• Beheren van SharePoint, formats, sjablonen en werkinstructies;
• Zorgen voor een correcte dossieropbouw en archivering;
• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen over de administratieve verwerking van inkoop en inleen;
• Ondersteunen van collega's binnen de verschillende inkoopsecretariaten en bijdragen aan het doorvoeren en verbeteren van processen en werkwijzen;
• Bijdragen aan uniforme werkwijzen tussen onze verschillende vestigingen;
• Meedenken over verbeteringen en helpen deze ook daadwerkelijk door te voeren.
• Ongeveer 80% van je tijd besteed je aan het opstellen en verwerken van opdrachten. De overige 20% richt je je op procescoördinatie, planning, kwaliteitsbewaking, administratie en afstemming.
• Je hebt geen formele leidinggevende rol, maar bent wél iemand naar wie collega's toe komen. Met jouw overzicht, kennis en natuurlijke manier van samenwerken weet je mensen mee te krijgen en zorg je ervoor dat afspraken ook daadwerkelijk worden nageleefd.

Jouw rol in één zin: jij zorgt ervoor dat onze inkooporganisatie op rolletjes loopt – van een correcte opdracht tot een strak bewaakt proces.