Office Manager

Empresa | Empresa de referência na gestão de investimentos imobiliários

Missão | Garantir o funcionamento eficiente e organizado do escritório, assegurando suporte administrativo, logístico e operacional às equipas de investimento, gestão de ativos e direção, contribuindo para a eficiência interna e para uma experiência profissional consistente para parceiros, investidores e colaboradores.

Responsabilidades

1.Gestão do escritório e operações administrativas

• Assegurar o funcionamento diário do escritório e a gestão das instalações;

• Coordenar fornecedores, serviços externos e contratos de manutenção;

• Gerir economato, equipamentos e necessidades logísticas da equipa.

2\. Suporte à equipa de gestão e investimento

• Prestar apoio administrativo à equipa de management;

• Organizar agendas, reuniões, viagens e eventos corporativos.Preparar documentação administrativa e apoio à gestão documental;

• Acompanhamento da comercialização de áreas devolutas.

3\. Coordenação administrativa e financeira

• Apoiar processos administrativos e contabilísticos (faturas, despesas, pagamentos);

• Coordenar com equipas financeiras ou contabilísticas externas quando necessário;

• Manter sistemas organizados de arquivo e documentação.

4\. Comunicação e relação com stakeholders

• Ser o primeiro ponto de contacto do escritório para parceiros, investidores e fornecedores;

• Apoiar a organização de reuniões com stakeholders e visitas institucionais;

• Garantir uma comunicação interna fluida e um ambiente de trabalho profissional.

5\. Suporte a projetos e operações internas

• Apoiar a organização de eventos corporativos, reuniões estratégicas ou apresentações;

• Participar na melhoria de processos internos e procedimentos administrativos;

• Garantir que a operação do escritório acompanha as necessidades da equipa em crescimento.

Requisitos

• Formação superior ou profissional relevante em áreas como Gestão, Administração, Secretariado Executivo, Recursos Humanos ou áreas similares;

• Experiência prévia em funções de Office Manager, Executive Assistant, Office Coordinator ou funções administrativas com responsabilidade transversal;

• Experiência em ambientes dinâmicos ou internacionais será valorizada;

• Bons conhecimentos de ferramentas digitais e de produtividade (Microsoft Office ou Google Workspace);

• Fluência em inglês.

Perfil

• Capacidade de organização e gestão de prioridades;

• Capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;

• Proatividade;

• Autonomia;

• Adaptabilidade;

• Atenção ao detalhe e rigor;

• Gestão administrativa e logística;

• Capacidade de multitasking

**Agradecemos a sua candidatura e informamos que apenas contactaremos candidatos elegíveis para o projeto.**